Una carta dice mucho de su remitente: el tipo de papel y sobre escogidos, el tipo de grafía si es manuscrita, la redacción, el encabezamiento… Las reglas básicas de cualquier escrito, son claridad, orden y sintaxis. Cada carta requiere de una forma, tono, estilo y contenidos determinados, es decir, un registro diferente en función de su naturaleza (negocios, familia, oficial o privada) y la relación que nos una con el destinatario.
A diferencia de la correspondencia personal, las cartas comerciales no deben estar escritas nunca a mano. La carta debe tener una buena presentación pues es la imagen de nuestra empresa. El papel, siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo, o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa El papel debe ser de buena calidad sin llegar a un gramaje que sea difícil de doblar y ensobrar. El formato de papel utilizado por excelencia es el DIN A4 (21,5 x 29, 5) debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar.
Estas mismas reglas de protocolo son extrapolable a los sobres corporativos. Existen diversas reglas de que debemos tener en cuenta a la hora de escribir el destinatario en los sobres corporativos. El modelo de sobre corporativo más utilizado en el mundo empresarial es el conocido como sobre americano con ventana. Este sobre se caracteriza por tener una ventana transparente, que nos permite ver la dirección del destinatario; la ventaja es el ahorro de tener que añadir los datos del destinatario en el sobre corporativo (y el ahorro de tiempo y de una etiqueta exterior). La medida más utilizada es el tamaño 22 x 11, 5.
El sobre, además, debe tener impresos los datos de la empresa (dirección al menos) y opcionalmente su logo. A diferencia de los sobres personales, en los sobres corporativos, los datos del remitente suelen ir en la parte delantera del sobre.
También es importante la forma en que se encuentra doblada la carta. Esto dependerá del tamaño del papel y del sobre. Hay muchos modos de doblar las cartas; el más sencillo es el mejor. Lo habitual es doblar el papel a la larga para el sobre más utilizado (22x11,5), esto permite que si la carta es un DIN A4 quede doblado en tres partes como si fuera un acordeón.
Si se utiliza un sobre de medio folio (26 x 18,5) se puede doblar el folio a la mitad, mientras que los sobres de folio completo (32 x 22) suelen utilizarse más para enviar contratos y documentos que no pueden o deben doblarse.
Respecto al cierre de la carta lo ideal son los sobres corporativos con solapa recta autoadhesiva con tira de silicona para garantizar el correcto sellado.
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